Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist der Betreiber der Marke Kivento Systems:

Incainco GmbH
Kranichseegasse 1
90518 Altdorf
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer: Alexander Maschke

Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: kontakt@kivento-systems.de, Telefon 0160 96004001.

Einen gesonderten Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

2. Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Diese Website verwendet keine Cookies. Es werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen (kein localStorage, kein sessionStorage, keine vergleichbaren Technologien). Aus diesem Grund ist auch kein Cookie- oder Einwilligungsbanner erforderlich. Es findet kein geräteübergreifendes Tracking und keine Profilbildung statt.

3. Bereitstellung der Website und Hosting

Diese Website wird als statische Seite bei folgendem Anbieter gehostet: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Die Server stehen in Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website verarbeitet die Infrastruktur des Hosting-Anbieters technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, um die angeforderten Inhalte an Ihren Browser auszuliefern und den Betrieb abzusichern. Die Website selbst legt keine dauerhaften Zugriffs-Logdateien an und wertet Ihr Verhalten nicht aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung des Onlineangebots).

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS (erkennbar am https in der Adresszeile).

4. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten werden lokal von unserem Server geladen. Es besteht keine Verbindung zu externen Schrift-Diensten (etwa Google Fonts), es werden keine Daten an Dritte übertragen.

5. Webanalyse (Plausible)

Zur statistischen Auswertung der Nutzung dieser Website setzen wir die datenschutzfreundliche Analyse-Software Plausible ein. Die Software wird von uns selbst gehostet und läuft ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union (unsere eigene Infrastruktur unter plausible.smart-workflows.de). Es handelt sich nicht um den Cloud-Dienst der Plausible Insights OÜ. Das Analyse-Skript und die Messdaten werden über unsere eigene Domain ausgeliefert und verarbeitet (First-Party-Proxy: Skript unter /js/script.js, Messpunkt unter /api/event). Es findet dadurch kein Datenabfluss an einen externen Analyse-Anbieter statt.

Plausible arbeitet cookielos und speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät. Es werden keine personenbezogenen Einzeldaten und keine geräteübergreifenden Profile gebildet. Erfasst werden ausschließlich aggregierte, anonyme Nutzungsdaten, etwa aufgerufene Seiten, Referrer, Gerätetyp und die ungefähre Herkunft auf Länderebene.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung). Da Plausible keine Cookies setzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät speichert oder ausliest, ist hierfür keine Einwilligung erforderlich.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben (etwa Name, Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Wir speichern diese Daten, bis Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist, und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kontaktformular: Auf dieser Website steht ein Kontaktformular bereit. Wenn Sie das Formular absenden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Nachrichtentext sowie Ihre Bestätigung dieses Datenschutzhinweises. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Vor dem Absenden bitten wir Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer Angaben zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Ablauf der Verarbeitung: Das Formular übergibt Ihre Angaben an unsere selbst betriebene Automatisierungsplattform (n8n), die auf Servern in der Europäischen Union läuft. Von dort werden Ihre Angaben per E-Mail (Absenderadresse lead@kivento-systems.de) an unser internes Postfach zugestellt. Welche interne Empfängeradresse zuständig ist, wird dabei ausschließlich serverseitig aus einer bei unserem Dienstleister Supabase hinterlegten Zuordnungstabelle ermittelt, nicht durch Sie oder Ihren Browser vorgegeben. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Mit der Automatisierungsplattform n8n und mit Supabase bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

7. Terminbuchung

Derzeit nicht aktiv. Eine Online-Terminbuchung (etwa über Cal.com) ist auf dieser Website aktuell nicht eingebunden. Eine Terminvereinbarung erfolgt bis auf Weiteres über Telefon, E-Mail oder das Kontaktformular. Sollten wir künftig einen Buchungsdienst einsetzen, werden die von Ihnen im Buchungsvorgang angegebenen Daten (etwa Name, E-Mail und Terminwunsch) an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Sofern dabei Daten in ein Drittland (etwa die USA) übertragen werden, stellen wir dies auf eine zulässige Grundlage (etwa Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss). Wir ergänzen diese Erklärung vor einer Aktivierung entsprechend.

8. Chat-Assistent

Auf dieser Website bieten wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten an, der Ihre Fragen zu unserem Angebot beantwortet. Wenn Sie den Assistenten nutzen und eine Nachricht senden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Inhalte (Ihre Chatnachrichten und den bisherigen Gesprächsverlauf) sowie eine technisch erzeugte, zufällige Sitzungskennung (sessionId), um Ihre Anfrage zu beantworten. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Wir bitten Sie, von sich aus keine personenbezogenen Daten und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (etwa Gesundheits-, Rechts- oder Finanzdaten) in den Chat einzugeben.

Verarbeitung und beteiligte Dienste: Die Verarbeitung erfolgt über unsere selbst gehostete Automatisierungsplattform (n8n, betrieben unter n8n.smart-workflows.de) auf Servern in der Europäischen Union. Zur Erzeugung der Antworten setzen wir KI-Sprachmodelle des Anbieters Mistral AI (Frankreich, EU) ein. Für die Wissensbasis des Assistenten und zur Protokollierung der Konversationen (Qualitätssicherung, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr) nutzen wir den Datenbankdienst Supabase. In der Protokollierung werden unter anderem Ihre Nachricht, die Antwort des Assistenten, die Sitzungskennung, ein Zeitstempel sowie eine nur gekürzt bzw. gehasht gespeicherte Herkunftsangabe abgelegt.

Speicherdauer: Die Protokolldaten werden nach Ablauf einer festgelegten Frist automatisiert gelöscht (nach derzeitigem Konzept 90 Tage), soweit sie nicht im Einzelfall zur Bearbeitung Ihres Anliegens länger benötigt werden.

Drittlandtransfer: Ob und in welchem Umfang bei der Nutzung von Mistral AI oder Supabase eine Übermittlung in ein Drittland (etwa die USA) stattfindet, hängt vom jeweiligen Serverstandort ab. Soweit eine solche Übermittlung stattfindet, stützen wir sie auf eine zulässige Grundlage, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Beantwortung von Anfragen), bei auf einen Vertrag gerichteten Anliegen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Assistent antwortet ausschließlich aus freigegebenen Unternehmensinhalten, nennt keine Preise und gibt keine rechtsverbindlichen Erklärungen ab. Technische Schutzmaßnahmen (Guardrails) begrenzen die Verarbeitung auf diesen Zweck. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber ist damit nicht verbunden (siehe auch Ziffer 12).

Weiterleitung an einen Menschen: Wenn Sie ausdrücklich einen persönlichen Rückruf oder eine Weiterleitung wünschen und uns dazu Ihre E-Mail-Adresse nennen, leiten wir Ihr Anliegen mit dem bisherigen Chatverlauf per E-Mail an unser internes Postfach weiter, um Sie persönlich zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

9. Erstellung und Auslieferung der Website (Onboarding, GitHub)

Dieser Abschnitt betrifft nicht Sie als Besucher dieser Website, sondern unsere Kundinnen und Kunden im Rahmen der Erstellung ihrer eigenen Website. Wir nennen die Verarbeitung hier aus Gründen der Transparenz.

Zur Erstellung und Auslieferung einer Kundenwebsite verarbeiten wir die von der Kundin oder dem Kunden bereitgestellten Angaben. Dazu gehören Firmen- und Kontaktdaten, für die Website bereitgestellte Bilder sowie Wissensdokumente für den Chat-Assistenten. Diese Angaben werden über unseren Onboarding-Prozess in einem Quellcode-Verwaltungssystem (Repository) versioniert abgelegt, um daraus die fertige Website zu bauen und auszuliefern. Wir nutzen hierfür den Dienst GitHub (technisch: GitHub Contents API, Ablage in einem eigenen Bearbeitungszweig je Auftrag).

Empfänger: GitHub Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA (ein Unternehmen der Microsoft Corporation). Bei der Nutzung von GitHub findet eine Übermittlung von Daten in die USA (Drittland) statt.

Zweck: Erstellung, Versionierung und Auslieferung der Kundenwebsite. Verarbeitete Datenarten: Firmen- und Kontaktdaten (etwa Name, Anschrift, Telefon, E-Mail der Ansprechperson), von der Kundin oder dem Kunden bereitgestellte Bilder sowie Wissensdokumente für den Chat-Assistenten.

Rechtsgrundlage (Entwurf, zu bestätigen): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Auftrags mit unserer Kundin oder unserem Kunden), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer (Entwurf, zu bestätigen): Die im Repository abgelegten Onboarding-Daten werden nach Abschluss der Erstellung und Auslieferung der Website gelöscht, soweit sie nicht für den laufenden Betrieb benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Der Transfermechanismus für die Übermittlung in die USA ist in der Endfassung verbindlich zu benennen.

10. Empfänger und Weitergabe

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, soweit dies zur Bereitstellung der Website oder zur Erbringung der jeweiligen Funktion erforderlich ist. Als Auftragsverarbeiter bzw. Empfänger wirken je nach genutzter Funktion mit:

• Hosting der Website: Hetzner Online GmbH (Deutschland, EU), siehe Ziffer 3.
• Webanalyse: unsere selbst gehostete Plausible-Instanz (EU), siehe Ziffer 5.
• Kontaktformular: n8n (self-hosted, EU) und Supabase (Empfänger-Zuordnung), Versand per Kivento-SMTP-Relay, siehe Ziffer 6.
• Chat-Assistent: n8n (self-hosted, EU), Mistral AI (EU) und Supabase (Wissensbasis und Protokollierung), siehe Ziffer 8.
• Erstellung und Auslieferung der Website: GitHub Inc. (USA), siehe Ziffer 9.

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weitere Dienste (etwa die Terminbuchung über Cal.com) werden erst mit ihrer Aktivierung eingebunden und hier benannt.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie das Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@kivento-systems.de.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für uns zuständige Behörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.